È compito del proprietario o dell'Amministratore del Condominio provvedere all'acquisizione e conservazione del documento.
Tutti i proprietari di fabbricati situati in Sicilia sono obbligati per legge a redigere il fascicolo del fabbricato. Questo include i proprietari di nuove costruzioni, di edifici soggetti a ristrutturazione o ampliamento, e di edifici pubblici e privati realizzati dopo l'entrata in vigore della legge regionale del 6 agosto 2021, n. 23. I comuni possono decidere di estendere questa obbligatorietà anche ai fabbricati preesistenti (art. 17 comma 3 della Legge Regionale Siciliana del 6 agosto 2021). Il fascicolo del fabbricato deve essere custodito dal proprietario o dall'amministratore del condominio, che sono tenuti a trasmetterlo al Comune di appartenenza, anche in caso di aggiornamenti. In occasione di una vendita, il fascicolo deve essere consegnato al nuovo proprietario; lo stesso vale per l'amministratore condominiale in caso di subentro. È previsto che tutte le pratiche edilizie presentate dopo l'entrata in vigore del regolamento e per qualsiasi tipo di intervento, così come le certificazioni acquisite, siano conservate dal proprietario per la singola unità immobiliare, o dall'amministratore in caso di condomini, i quali devono fornirne copia ai futuri acquirenti in caso di vendita o al nuovo amministratore in caso di cambio dell'incarico.